2024 Pengarang: Harry Day | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 15:51
Pernah, sebagai ketua pemula jabatan personel dalam produksi, saya tidak sabar menunggu pertemuan pertama pengurusan kilang. Saya membayangkan bagaimana produktif pasukan pengurusan akan berfungsi untuk kebaikan pasukan.
Pegawai bawahan saya, seorang pemeriksa bahagian kakitangan, yang bekerja di sini selama hampir 50 tahun, tidak menepati harapan saya yang cerah. “Jangan terkejut bahawa jabatan pegawai akan disalahkan atas semua masalah kilang. Jangan kecewa dengan keadaan ini, para pemimpin perlu melepaskan diri dan mencari orang yang bersalah. Dan format pertemuan akan lebih mirip bazar daripada pertemuan rakan sekerja yang teratur yang perlu membuat keputusan bersama."
Sesungguhnya, perjumpaan itu mengejutkan saya kerana kurang membina. Mereka semua bercakap secara praktikal pada masa yang sama, tanpa saling mendengar dan tidak mengingati agenda. Akibatnya, masalah "pembakaran" tetap tidak dapat diselesaikan, dan sepanjang masa dihabiskan untuk membincangkan perincian yang tidak penting. 10 tahun telah berlalu sejak itu, tetapi, menurut pengurus dari pelbagai syarikat, pertemuan serupa masih diadakan.
Apa yang boleh saya cadangkan sebagai jurulatih agar pertemuan tetap membina dan berkesan? Pertimbangkan permintaan itu dan cari amalan terbaik untuk melaksanakannya. Mula-mula, analisis jika anda benar-benar perlu mengadakan mesyuarat atau bolehkah anda melakukan format komunikasi dalaman yang lain?
Bilakah untuk mengadakan mesyuarat?
1. Terdapat keperluan untuk perbincangan pasukan mengenai masalah atau tugas
2. Perlu berkongsi maklumat penting dengan pasukan dan mendengar pendapat anggotanya mengenai perkara ini.
3. Ingin mengumpulkan jumlah idea dan pandangan maksimum mengenai isu penting
4. Terdapat masalah yang mempengaruhi matlamat sebahagian besar pekerja bawahan anda.
5. Adakah anda tahu bahawa pasukan ingin bersama-sama dan bersama-sama menyelesaikan beberapa masalah, dan pada masa yang sama mengagihkan tanggungjawab untuk pelaksanaannya
Bilakah anda tidak boleh mengadakan mesyuarat?
1. Masuk akal untuk menggunakan alat komunikasi lain tanpa mengurangkan prestasi
2. Tugas itu mendesak / penting, dan kelewatan menyelesaikannya boleh menjadi terlalu mahal
3. Soalannya terlalu peribadi untuk dikemukakan untuk perbincangan umum
4. Tidak cukup masa untuk mempersiapkan dan mengendalikan perjumpaan
5. Ingin menggunakan perjumpaan sebagai alat untuk menghukum seseorang dari orang bawahan
Kesemua sepuluh poin dapat dijumlahkan dalam satu ayat. Lakukan perjumpaan apabila ada keperluan untuk kerja berpasukan dan jangan mengadakan perjumpaan jika tidak ada keperluan tersebut.
10 petua untuk perjumpaan yang berkesan
Sasaran. Tentukan sendiri untuk tujuan apa yang anda perlukan untuk mengatur perjumpaan? Hasil apa dan dalam bentuk apa yang anda ingin dapatkan pada akhir mesyuarat? Adakah keputusan yang akan dibuat? Kesukaran apa yang mungkin timbul dan bagaimana meneutralkannya? Sejauh mana matlamat peserta mesyuarat bertepatan / berbeza? Adakah konflik matlamat mungkin berlaku? Semakin berhati-hati tahap pertama diselesaikan, semakin sedikit daya tahan yang akan timbul semasa pertemuan
Peserta. Komposisi peserta mesyuarat dibentuk bergantung pada tujuannya. Jemput orang-orang yang dapat memberikan sumbangan yang sangat penting dalam perbincangan isu-isu mesyuarat. Uji motivasi anda untuk merekrut kumpulan kerja, adakah anda mengubah pertemuan menjadi teater satu pelakon (diri anda)? Benarkah barisan ini akan menjadi produktif? Perlu sentiasa mengubah komposisi para peserta, membentuknya secara individu untuk setiap perjumpaan. Ini akan membantu pengurus mengelakkan rutin dan memberi kesan positif terhadap dinamika kumpulan
Format. Pilih format mesyuarat terbaik bergantung pada tugas anda. Sekiranya anda memerlukan, contohnya
1) memberitahu pasukan mengenai inovasi
Menjalankan "perjumpaan - mesej maklumat". Tugas perjumpaan seperti ini adalah untuk memberitahu peserta sebanyak mungkin mengenai perubahan yang akan datang, tujuannya adalah untuk mengurangkan daya tahan. Alat yang baik untuk menolong pemimpin adalah analisis SWOT.
2) menetapkan tugas dan memberikan tanggungjawab
"Pesanan mesyuarat". Format yang sangat tersusun dan jelas, mengawal keadaan, tujuannya adalah untuk mengagihkan tanggungjawab oleh peserta secara bebas. Ini akan mengurangkan tahap pengarahan yang boleh mengganggu prestasi tugas yang berkualiti.
3) membuat keputusan bersama
Aturkan "pertemuan-rundingan" di mana anda mendengar pandangan semua peserta. Strategi perjumpaan menang-menang, peranan pemimpin adalah moderator. Alat format ini adalah sumbang saran, tinjauan pelbagai kedudukan, tinjauan dengan kad, skema analisis masalah, dll.
Skema Analisis Masalah, T. Edmüller
4) bergabung untuk menyelesaikan masalah
Mesyuarat pengantaraan adalah format yang optimum untuk pertemuan seperti itu. Adalah sangat penting untuk mencari moderator yang menikmati kewibawaan pasukan. Pemimpin mungkin tidak selalu menjadi pilihan terbaik. Adalah lebih berkesan untuk menjemput pakar luar (orang tengah, jurulatih, perunding)
5) mengumpul idea
"Mesyuarat - Percambahan fikiran" akan menjadi 100% penyelesaian terbaik dalam kes ini. Perkara utama dalam format ini adalah mengikuti peraturan dan algoritma sumbang saran. Dan juga, pertahankan suasana keterbukaan dan kemudahan, ingat bahawa kritikan membunuh keberkesanan pertemuan tersebut
6) meningkatkan kecekapan
"Mesyuarat-pembelajaran". Format ini membolehkan pemimpin bertindak sebagai jurulatih atau jurulatih. Berkongsi maklumat berguna dengan pekerja bawahan, bincangkannya dan rancang bagaimana anda akan menerapkannya ke dalam fungsi harian. Penemuan yang baik untuk pengurus adalah pertemuan selama 30 minit beberapa kali seminggu / bulan, yang dianjurkan oleh mereka khusus untuk pengembangan pekerja bawahan. Satu kecekapan - satu teknik pengembangan - rancangan tindakan adalah algoritma kasar untuk pertemuan seperti itu
Sebuah tempat. Tempat anda akan bertemu dengan pasukan anda ditentukan oleh tujuan dan format pertemuan. Format latihan dan "perjumpaan mediasi" mungkin memerlukan bilik dengan pelbagai ukuran dan peralatan. Fikirkan perkara ini terlebih dahulu. Ia juga perlu agar para hadirin dapat melihat satu sama lain dan dapat membuat hubungan mata dengan pemimpin mesyuarat
Rancang. Rancangan mesyuarat anda hendaklah dibuat secara bertulis. Sebenarnya, ini adalah agenda yang merangkumi perkara berikut
- tarikh, masa, lokasi
- tujuan perjumpaan
- isu yang akan dibincangkan
- hasil mesyuarat dan bentuknya yang dikehendaki
- format
- pemula dan yang mengadakan mesyuarat
- senarai peserta, termasuk yang dijemput dari luar
Kirim rancangan pertemuan kepada peserta mesyuarat, mereka mungkin ingin menambahkan pertanyaan mereka. Untuk menjimatkan masa, anda dapat menyelesaikan beberapa masalah dalam satu mesyuarat
Peraturan. Peraturan asas untuk mengadakan pertemuan ditetapkan oleh pasukan dan mungkin berbeza dari pertemuan ke pertemuan. Tetapi ada peraturan tetap, seperti kepatuhan pada garis waktu, perjanjian pada pembuat keputusan, batasan yang dikenakan oleh kebijakan syarikat, perjanjian mengenai pengelolaan konflik, dll
Protokol. Ini adalah jenis ringkasan mesyuarat, yang menerangkan semua perkara utamanya. Ia disediakan oleh setiausaha mesyuarat, berdasarkan catatan yang dibuat semasa mesyuarat. Minit ditandatangani oleh pemimpin, setiausaha mesyuarat, dan juga oleh peserta utama (yang dinyatakan dalam rancangan tindakan). Salinan minit dihantar kepada semua peserta mesyuara
Masa. Pengurusan masa adalah salah satu aspek penting dalam kecekapan mesyuarat. Sentiasa mulakan perjumpaan pada waktu yang ditentukan, kerana kemudian anda tidak akan dapat mencapai ketepatan masa. Tetapkan jangka masa untuk semua perkara dalam rancangan dan pantau pelaksanaannya. Ikuti peraturan 60x20x20:
Luangkan 60% masa anda untuk masalah mendesak / penting.
Luangkan 20% masa untuk topik yang tidak dijangka dan tiba-tiba muncul soalan mendesak
Peruntukkan 20% masa untuk yang disebut. keperluan sosial - rehat, makan tengah hari, bercakap, dll.
Penamat. Untuk mengakhiri mesyuarat dengan baik, perhatikan kerja berpasukan. Perhatikan apa yang telah dicapai oleh pasukan, perhatikan poin rancangan yang telah dikembangkan, pastikan semua orang yang hadir memahami dan menyokong apa yang dirancang. Pada akhir mesyuarat, buat notifikasi ringkasan yang akan dihantar kepada semua peserta mesyuarat, termasuk mereka yang tidak hadir. Catat di dalamnya senarai peserta, persoalan perbincangan utama, keputusan yang dibuat, rancangan tindakan dan mereka yang bertanggungjawab untuk setiap perkara, tarikh akhir, titik kawalan, tarikh mesyuarat seterusny
Kawalan. Situasi apabila semuanya berakhir dengan perjumpaan bukanlah perkara biasa. Untuk mengambil tindakan, Anda memerlukan keinginan dan motivasi, serta kontrol terhadap pelaksanaan keputusan. Tentukan titik kawalan dan mereka yang bertanggungjawab secara langsung dalam mesyuara
Kesukaran mengadakan mesyuarat
1. Konfli
Semasa perjumpaan, situasi konflik sering timbul. Kadang-kadang mereka berkobar sehingga pertemuan itu bertukar menjadi satu tuduhan bersama dan serangan peribadi. Apa yang harus dilakukan oleh pengurus dalam kes ini?
- Menunda perbincangan mengenai isu kontroversial dan menyelesaikannya kemudian, dalam kerangka pertemuan ini. Pada masa itu, nafsu akan reda dan para peserta dapat mengekspresikan diri secara membina.
- Terjemahkan penyelesaian masalah dalam format individu dan bertemu dengan pihak yang bertentangan di luar mesyuarat agung
- Selesaikan soalan dan undang untuk mempertimbangkannya pada pertemuan seterusnya
- Menawarkan kompromi
2. Halangan komunikas
Nasihat, ancaman, kritikan, celaan, "diagnosis" dan pelabelan, cadangan, pesanan, klise dan kata-kata biasa semuanya dapat menjadi halangan untuk pertemuan. Halangan komunikasi menyebabkan ketahanan dan antipati. Penting bagi pemimpin untuk memperhatikan perkara-perkara seperti itu dan menarik perhatian anggota kumpulan kerja kepada mereka. Untuk menghilangkan halangan komunikasi, buat peraturan kerja tambahan dalam hal ini. Dan juga meningkatkan kecekapan komunikasi pasukan secara sistematik
3. Kesalaha
Kekurangan dan kesilapan dalam menjalankan mesyuarat dapat dilihat di mana-mana syarikat. Yang paling biasa adalah:
- tidak mematuhi matlamat yang telah ditetapkan
- ketidakpatuhan terhadap peraturan
- kekurangan maklumat untuk peserta mesyuarat
- memegang pekerja pada masa yang paling produktif
- tekanan dari kepala atau sebaliknya, pasif dan keterkaitan
- tidak bertindak berikutan mesyuarat itu
Mesyuarat anda boleh menjadi sumber pengurusan yang berharga atau lubang hitam di mana masa larut tanpa jejak. Pilihan adalah milik anda.
Disyorkan:
Teknik Susunan. Sekat - Wang, Kerja Dan Perniagaan Anda (Perniagaan)
Teknik susunan. Sekat - Wang, Kerja dan Perniagaan Anda (Perniagaan) Ini adalah unsur buruj sistemik keluarga. Kelebihan teknik penempatan: 1. Anda boleh bekerja atas permintaan anda pada waktu dan hari yang sesuai untuk anda secara peribadi, tanpa mengira waktu timbalan dan kemampuan geografi mereka.
Pengurusan Gaya Bimbingan: Apa Itu
Pada satu ketika, saya menyedari bahawa saya melakukan latihan. Ya betul! Dalam permainan Moliere, Jourdain terkejut bahawa dia telah berbicara prosa sepanjang hidupnya, dan pada suatu ketika saya menyedari bahawa apa yang saya lakukan disebut sebagai pembinaan.
Bimbingan Perniagaan: Konsep "situasi Konflik" Dan "peta Kedudukan Konflik"
Malangnya, bagi banyak orang, kejayaan mereka di tempat kerja tidak hanya bergantung pada seberapa profesional dan rajinnya mereka. Dalam beberapa kes, kelangsungan hidup mereka dalam syarikat mungkin bergantung pada apakah mereka dapat melihat konflik terpendam dan nyata yang ada dalam pasukan pada waktunya, dan juga mengembangkan strategi yang betul untuk tingkah laku dalam keadaan ini.
Berkesan Dan Tidak Berkesan Menangani Alkoholisme - Kiasan
Pada satu masa, saya berhenti berjumpa dengan pesakit alkohol apabila menjadi jelas bahawa bekerja dengan ketagihan adalah karya global yang berlapis-lapis, pelbagai vektor, dan tidak dapat ditangani seolah-olah antara kes-kes. Walau bagaimanapun, keluarga alkohol yang bergantung kepada kod sering kaya dengan pelbagai jenis patologi psikosomatik.
Rahsia Pengangkatan, Yang Sama Sekali Bukan Rahsia
Anastasia, 25 tahun, berkahwin, mempunyai seorang anak perempuan. Sejak remaja, dia mula merasakan perbezaan dari keluarga ibu bapanya. Di antara nenek, datuk, makcik dan paman berambut perang, dia adalah satu-satunya wanita berambut gelap. Dia dengan bebas boleh membicarakan topik ini dengan saudara-mara dan orang asing, tetapi dia takut untuk mengemukakan soalan langsung kepada ibu bapanya.
